Tätä kysymystä pohdittiin lokakuun People Studiossa yhdessä HR-ammattilaisten, liiketoimintajohtajien ja organisaatioiden kehittäjien kanssa. Keskustelimme osallistujien omista kokemuksista ja tutustuimme muutosjohtamisen keskeisiin periaatteisiin.
Aamun aikana nousi esiin oivallus, jonka moni tunnisti omasta arjestaan: organisaatioissa onnistutaan usein toteuttamaan projekti, mutta ei aina itse muutosta. Järjestelmä voidaan ottaa käyttöön, prosessi uudistaa tai organisaatiorakenne päivittää, mutta ihmiset jatkavat silti toimintaansa vanhaan tapaan.
Siksi onnistunut muutosjohtaminen ei ole ensisijaisesti projektin johtamista. Se on ihmisten auttamista siirtymään vanhasta toimintatavasta uuteen.
Muutosjohtaminen on ennen kaikkea ihmisten johtamista
Tilaisuuden keskustelut pohjautuivat Prosci®-muutosjohtamisen viitekehykseen, jota hyödynnetään laajasti organisaatioiden muutosten tukena ympäri maailmaa. Prosci tunnetaan erityisesti tutkimuksestaan, jossa on tarkasteltu tuhansia muutoshankkeita ja pyritty tunnistamaan, mikä erottaa onnistuneet muutokset vähemmän onnistuneista.
Prosci lähestyy muutosta kahdesta näkökulmasta. Organisaatiotasolla tarvitaan selkeät tavoitteet, suunnitelma, johtaminen ja sponsorointi. Yksilötasolla ratkaisevaa on se, miten ihmiset kokevat muutoksen ja omaksuvat uuden toimintatavan osaksi omaa työtään.
Tätä näkökulmaa kuvaa ADKAR-malli, jonka mukaan onnistunut muutos rakentuu viidestä vaiheesta: muutoksen tarpeen ymmärtämisestä (Awareness), halusta osallistua muutokseen (Desire), uuden oppimisesta (Knowledge), käytännön kyvystä toimia uudella tavalla (Ability) sekä muutoksen vahvistamisesta osaksi arkea (Reinforcement).
Prosci-tutkimuksen keskeinen viesti on yksinkertainen: teknisesti onnistunut projekti ei vielä tarkoita onnistunutta muutosta. Muutos syntyy vasta silloin, kun ihmiset ottavat uuden toimintatavan käyttöön.
Viisi havaintoa onnistuneesta muutosjohtamisesta
Tilaisuudessa nousi esiin viisi käytännönläheistä periaatetta, jotka näkyvät lähes kaikissa onnistuneissa muutoksissa:
- Organisaatio muuttuu vain, kun ihmiset muuttuvat.
- Muutoksella täytyy olla näkyvä ja sitoutunut sponsori.
- Esihenkilöillä on keskeinen rooli muutoksen viemisessä arkeen.
- Muutosvastarinta on luonnollinen osa muutosta, ei merkki epäonnistumisesta.
- Muutoksen vakiinnuttaminen on osa muutosta.
Keskusteluissa korostui erityisesti sponsorin ja esihenkilöiden merkitys. Ihmiset seuraavat muutoksissa ennen kaikkea sitä, miten johto toimii ja mitä oma esihenkilö kertoo muutoksen vaikutuksista arjessa. Siksi onnistunut muutosjohtaminen ei ole HR:n tai projektitiimin tehtävä, vaan yhteinen johtamisen tehtävä.
Kaikki muutokset eivät tarvitse samaa määrää muutosjohtamista
Yksi aamun mielenkiintoisimmista keskusteluista liittyi siihen, miten organisaatiot voivat kohdentaa muutosjohtamisen resursseja järkevästi. Monessa yrityksessä on samanaikaisesti käynnissä useita kehityshankkeita, järjestelmäuudistuksia, organisaatiomuutoksia ja uusia toimintatapoja. Käytännössä kaikkia muutoksia ei kuitenkaan kannata johtaa samalla mallilla.
Joskus riittää selkeä viestintä, toisinaan taas tarvitaan kevyt muutossuunnitelma. Merkittävimmät muutokset puolestaan vaativat aktiivista sponsorointia, johdon sitoutumista, esihenkilöiden valmentamista ja systemaattista muutosjohtamista.
Sen arvioimiseksi kannattaa pysähtyä neljän kysymyksen äärelle:
- Kuinka monen ihmisen työhön muutos vaikuttaa?
- Kuinka paljon ihmisten arki muuttuu?
- Voiko muutoksen käytännössä ohittaa?
- Mitä tapahtuu, jos käyttöönotto ei onnistu?
Näiden kysymysten avulla voidaan tunnistaa, milloin hyvä viestintä riittää ja milloin onnistuminen edellyttää laajempaa muutosjohtamisen tukea.
Muutos toteutuu vasta arjessa
Aamun keskusteluissa palattiin useaan otteeseen samaan teemaan: muutos toteutuu vasta silloin, kun uusi toimintatapa näkyy ihmisten arjessa.
Vaikka strategia, tavoitteet ja päätökset tehdään johdossa, työntekijät kokevat muutoksen useimmiten oman esihenkilönsä kautta. Siksi esihenkilön kyky perustella muutosta, vastata kysymyksiin ja tukea uuden omaksumista on yksi tärkeimmistä onnistumisen tekijöistä.
Samalla muistutettiin, että muutosvastarinta on täysin luonnollinen reaktio. Sen sijaan, että sitä pyrittäisiin poistamaan, sitä kannattaa kuunnella. Usein vastarinta kertoo siitä, että ihmiset tarvitsevat lisää tietoa, selkeyttä tai tukea.
Kiitos osallistujille
Lämmin kiitos kaikille mukana olleille aktiivisesta keskustelusta, kokemusten jakamisesta ja hyvistä kysymyksistä. Juuri käytännön esimerkit ja vertaisten näkemykset tekevät People Studiosta keskustelun, josta jokainen voi viedä jotain mukanaan omaan arkeensa.
People Studio jatkuu myös tulevissa tilaisuuksissa johtamisen, HR:n ja organisaatioiden kehittämisen ajankohtaisten teemojen parissa. Tervetuloa mukaan keskustelemaan ja oppimaan yhdessä.
